การบริหารจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็คทรอนิกส์ (ECM) และ กระบวนการทำงานต่างๆภายในองค์กร มีความสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรเพื่อนำไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งจำเป็นต้องมีการปรับปรุงกระบวนการทำงานต่างๆภายในองค์กร ให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ตรวจสอบการดำเนินงานในจุดต่างๆได้ รวมถึงมีความยึดหยุ่น (Flexibility) ในการปรับเปลี่ยนรูปแบบและกระบวนการทำงานได้อย่างรวดเร็ว เพื่อเพิ่มโอกาสในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดต้นทุนการดำเนินงานต่างๆภายในองค์กร เพื่อรองรับความต้องการของธุรกิจที่ปรับตัวให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าอยู่อย่างต่อเนื่อง โดยมีข้อดีดังนี้

• การลดจำนวนเอกสารที่เป็นกระดาษลง และจัดเก็บในระบบอิเล็คทรอนิกส์ ทำให้สามารถลดต้นทุนเรื่องเวลาในการดำเนินงานรวมถึงพื้นที่ที่ใช้ในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารเพื่อนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็ว
• สามารถที่จะเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการในการทำงานต่างๆภายในองค์กร รวมถึงการตรวจสอบกระบวนการในการทำงานต่างๆ ได้อย่างรวมเร็ว เพื่อปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพสูงสุด (Business Process Management)
• สามารถควบคุมเวอร์ชัน ในการใช้งานเอกสารต่างๆภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
• สามารถจัดเก็บเอกสารต่างๆได้หลากหลายรูปแบบและควบคุมอายุในการใช้งานเอกสารต่างๆได้ (Document Life Cycle)
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานต่างๆของพนักงานและทำให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีมงาน