ปัจจุบันข้อมูล (Data) ที่อยู่ในระบบฐานข้อมูล (Database) ของแต่ละองค์กรนั้นมีความสำคัญอย่างมาก ซึ่งส่วนใหญ่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูลไปยังคู่แข่งหรือคู่ค้าขององค์กร โดยการรั่วไหลของข้อมูลนั้นอาจเกิดจากบุคคลภายในหรือบุคคลภายนอกนำข้อมูลภายในองค์กรออกไปแจกจ่ายให้คู่แข่งหรือคู่ค้า ฉะนั้นการป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลออกภายนอกองค์กรนั้นสามารถทำได้โดยการใช้เครื่องมือของระบบฐานข้อมูล ซึ่งออกแบบมาเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลจากภายในสู่ภายนอกองค์กร ตรวจสอบและป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของผู้ดูแลระบบภายในองค์กร ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของกลุ่มคนที่มีความเชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์ (Hacker) ในการเข้าถึงข้อมูล ทำการเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) ทำการซ่อนข้อมูล (Label) เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ได้เห็นข้อมูล โดยมีข้อดีดังนี้

• ป้องกันผู้ดูแลระบบภายในองค์กร นำข้อมูลขององค์กรออกไปแจกจ่ายภายนอก
• ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของกลุ่มผู้มีความเชี่ยวชาญและไม่หวังดี (Hacker)
• สามารถทำการเข้ารหัสข้อมูลได้
• ง่ายต่อการใช้งานและดูแลระบบ เพราะเป็น Web Management
• สามารถทำการดูข้อมูลแบบรวมศูนย์ได้ ถ้ามีระบบฐานข้อมูลจำนวนมาก