ในการดำเนินธุรกิจ หรือการใช้ชีวิตประจำวันนั้น การประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญส่วนหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินไปได้ การประชุมไม่ได้เกิดขึ้นในองค์กรเพียงอย่างเดียว ยังมีการประชุมที่ต้องเกิดขึ้นระหว่างคู่ค้า และลูกค้า รวมถึงองค์กรที่มีสาขากระจายตัวอยู่ทั่วประเทศ หรือทั่วโลก และเมื่อลองพิจารณาถึงค่าใช้จ่าย การเดินทาง ที่เกิดขึ้นในการประชุมแต่ละครั้ง หากรวมเป็นค่าใช้จ่ายต่อปี คงเป็นค่าใช้จ่ายที่มหาศาล

สาเหตุในข้างต้นจึงทำให้เกิดแนวความคิด ที่ต้องการระบบที่สามารถรองรับการประชุมในทุกรูปแบบ จากทุกๆ เหตุการณ์ และทุกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมผ่านโทรศํพท์ (Conference call) การประชุมแบบ Face to face หรือที่เรียกว่า VDO conference และในการประชุมคงต้องมีการนำเสนอข้อมูล (Content) ประกอบการประชุมใน ซึ่งมีชนิดของข้อมูลหลากหลาย และระบบสามารถรวมการประชุมทุกๆ รูปแบบเข้าด้วยกันได้ ซึ่งที่กล่าวมาเรียกว่า Web conference